ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ ĐỔI MỚI SÁNG TẠO

Học viện Y – Dược học cổ truyền Việt Nam

Tài liệu để Học viện xem xét, trao đổi và thống nhất chức năng • Bản đề xuất V2 • Ngày 09/10/2026

Trạng thái: Đề xuất để lấy ý kiến; chưa phải tài liệu yêu cầu chính thức, quy định đã ban hành hoặc cam kết triển khai. Các màn hình và số liệu hiển thị trong bản mẫu chỉ để minh họa. Những nội dung liên quan chữ ký, hồ sơ pháp lý, hạn xử lý và hội đồng sẽ phải được Học viện xác nhận bằng quy chế đang có hiệu lực.

1. Vì sao cần có hệ thống này?

Hoạt động khoa học, công nghệ của Học viện trải rộng từ việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu, đăng ký đề tài, tổ chức hội đồng xét duyệt, cấp kinh phí, theo dõi kết quả nghiên cứu, nghiệm thu, công bố khoa học đến đăng ký sở hữu trí tuệ và báo cáo cho cơ quan quản lý. Một đề tài thường đi qua nhiều người, nhiều đơn vị và nhiều bộ hồ sơ. Nếu chỉ lưu tập tin Word, Excel và gửi qua email, người quản lý phải tự ghép thông tin mới biết công việc đang ở đâu; giảng viên phải liên hệ hỏi tình trạng xử lý; lãnh đạo khó nắm tiến độ và kết quả toàn Học viện tại cùng một thời điểm.

Định hướng đề xuất: Xây dựng một không gian làm việc trực tuyến thống nhất, trong đó mỗi hồ sơ có người phụ trách, thời hạn, tài liệu đi kèm, lịch sử xử lý và kết quả đầu ra. Hệ thống không chỉ "nhập và lưu", mà giúp các đơn vị phối hợp công việc theo một quy trình có thể theo dõi, nhắc nhở và kiểm tra.

Quy mô định hướng: Khoảng 500 hồ sơ cán bộ, giảng viên/nhà khoa học và 50 đề tài nghiên cứu mỗi năm, trong đó khoảng 40 đề tài giảng viên và 10 đề tài sinh viên theo thông tin phía Học viện đã cung cấp. Đối tượng sử dụng chính là cán bộ, giảng viên; nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên được hỗ trợ theo quy trình riêng khi có nhiệm vụ phù hợp.

Phạm vi: Số hóa toàn bộ các hoạt động đang thuộc trách nhiệm quản lý của Phòng KHCN theo danh mục Học viện đề xuất, không giới hạn ở đề tài cấp Học viện. Thứ tự ưu tiên triển khai được đề xuất để phần mềm có thể sử dụng thực tế từng bước, không phải loại bỏ các chức năng chưa làm ngay.

2. Lợi ích khi sử dụng hệ thống

2.1. Với Ban Giám đốc và lãnh đạo đơn vị

• Biết tình hình nghiên cứu của toàn Học viện trong một màn hình: bao nhiêu đề tài đang làm, chuẩn bị nghiệm thu, bị chậm; tình hình kinh phí, bài báo, giáo trình, sáng chế và hợp tác.
• Nhìn thấy nơi cần can thiệp: danh sách hồ sơ đang chờ quyết định, công việc quá hạn, đơn vị cần hỗ trợ, các chỉ tiêu chưa đạt; có thể mở vào từng hồ sơ để xem căn cứ thay vì chỉ nhìn một con số.
• Có số liệu thống nhất khi chỉ đạo và báo cáo: tổng hợp theo năm, khoa, bộ môn, chủ nhiệm đề tài, nguồn kinh phí và loại kết quả; có thể đối chiếu nguồn dữ liệu trước khi xuất báo cáo.
• Giảm phụ thuộc vào tổng hợp thủ công: dữ liệu về đề tài, thành viên, công bố và kinh phí được liên kết, hạn chế nhập lại ở nhiều bảng.

2.2. Với Phòng KHCN — đơn vị điều phối thường xuyên

• Một danh sách công việc cần xử lý mỗi ngày: đề xuất mới, hồ sơ cần bổ sung, hội đồng chuẩn bị họp, báo cáo tiến độ chờ xác nhận, đề tài sắp hết hạn, hồ sơ nghiệm thu và thanh lý.
• Theo dõi rõ trách nhiệm: ai đã nhận việc, đang chờ ai, từ ngày nào, lý do chậm và lịch sử đã nhắc; thuận tiện điều phối khi người xử lý thay đổi.
• Giảm việc nhắc bằng điện thoại: thông báo theo đợt đăng ký, trước hạn báo cáo, trước lịch họp hoặc khi hồ sơ bị trả về.
• Bảo đảm hồ sơ đầy đủ: kiểm tra theo danh mục tài liệu cần có trước khi chuyển bước; lưu các lần chỉnh sửa, biên bản và quyết định theo từng phiên bản.
• Dễ tổng hợp báo cáo thường kỳ: số liệu có thể lọc theo đơn vị, năm, cấp nhiệm vụ, nguồn kinh phí và kết quả đã được xác minh.

2.3. Với giảng viên, chủ nhiệm và thành viên nhóm nghiên cứu

• Làm thủ tục từ xa: khai báo đề xuất, nộp thuyết minh, đính kèm tài liệu và bổ sung hồ sơ ngay trên hệ thống.
• Biết hồ sơ của mình đang ở đâu: đã gửi, Phòng KHCN đang kiểm tra, cần chỉnh sửa, chờ hội đồng, đã được phê duyệt hoặc không được chấp thuận; có lý do và người xử lý rõ ràng.
• Chủ động thực hiện nghiên cứu: chia nhỏ kế hoạch theo giai đoạn, giao công việc cho thành viên, nộp minh chứng, nhận nhắc hạn và theo dõi việc Phòng KHCN xác nhận.
• Hồ sơ khoa học hình thành theo thời gian: các đề tài đã tham gia, bài báo, sách, sáng chế và thành tích đã xác minh được liên kết vào lý lịch khoa học cá nhân, tránh kê khai lặp lại.

2.4. Với các hội đồng, chuyên gia và đơn vị phối hợp

• Hội đồng nhận đúng hồ sơ cần xem, biết lịch họp, tài liệu tham khảo, nội dung phải nhận xét và hạn gửi ý kiến.
• Nhận xét, đánh giá, tổng hợp thuận tiện hơn: có biểu mẫu trực tuyến, ghi lại việc hoàn thiện, kết luận và biên bản. Người có xung đột lợi ích phải được xem xét trước khi tham gia đánh giá.
• Phòng Tài chính đối chiếu kinh phí theo đề tài mà không phải sử dụng phần mềm KHCN làm hệ thống kế toán mới.
• Khoa, bộ môn và đối tác phối hợp cập nhật các nhiệm vụ được giao hoặc các hồ sơ được cho phép, không phải xin toàn bộ dữ liệu từ Phòng KHCN.

2.5. Giá trị dài hạn

Học viện có một kho dữ liệu khoa học thống nhất và cập nhật thường xuyên để phục vụ đánh giá năng lực nghiên cứu, kiểm định chất lượng, báo cáo theo biểu mẫu và bảo quản kết quả nghiên cứu. Các số liệu công bố hoặc chỉ tiêu phải có quy tắc tính và nguồn kiểm chứng; phần mềm không tự coi nội dung được kê khai là thành tích đã xác nhận.

3. Đề xuất chức năng

Các mục dưới đây trình bày theo cách một giảng viên, chuyên viên hoặc lãnh đạo sẽ sử dụng phần mềm trong công việc. Tên gọi, quy trình chi tiết và mẫu biểu là đề xuất cần được Học viện thống nhất.

01. Quản lý thông tin đơn vị, lĩnh vực và danh mục KHCN

Khi các khoa, bộ môn hoặc phòng ban đăng ký một nhiệm vụ, hệ thống cho chọn đơn vị chủ trì và lĩnh vực nghiên cứu từ danh mục chung. Phòng KHCN quản lý thông tin cơ cấu tổ chức, lĩnh vực ưu tiên, loại đề tài, nguồn kinh phí, năm kế hoạch và tên gọi thống nhất. Ví dụ, không để cùng một khoa được nhập thành ba tên khác nhau khiến báo cáo bị chia sai. Có thể ghi nhận lịch sử sáp nhập, đổi tên đơn vị để số liệu những năm trước vẫn truy xuất được. Kết quả: các hồ sơ và báo cáo toàn Học viện dùng chung một hệ thông tin chuẩn.

02. Quản lý lý lịch khoa học cán bộ, giảng viên và chuyên gia

Mỗi cán bộ, giảng viên có một trang lý lịch khoa học điện tử gồm thông tin công tác, học vị, chức danh, chuyên môn, lĩnh vực nghiên cứu, quá trình tham gia đề tài, công bố, sách, sản phẩm, giải thưởng và hoạt động hướng dẫn học thuật khi thuộc phạm vi quản lý. Giảng viên tự cập nhật thông tin được phép; Phòng KHCN kiểm tra, xác nhận các nội dung cần dùng làm báo cáo chính thức. Các chuyên gia ngoài Học viện cũng có hồ sơ phù hợp, để mời phản biện hoặc tham gia hội đồng mà không phải nhập lại thông tin. Kết quả: hồ sơ khoa học khoảng 500 người có thể tra cứu, xuất theo mẫu, liên kết trực tiếp với các hoạt động KHCN.

03. Xây dựng và theo dõi kế hoạch KHCN của Học viện

Đầu mỗi kỳ lập kế hoạch, các đơn vị đăng ký nhu cầu đề tài, hướng nghiên cứu, dự kiến kinh phí và sản phẩm. Phòng KHCN tổng hợp thành kế hoạch năm và kế hoạch trung hạn 3–5 năm, trình xét duyệt, giao chỉ tiêu và theo dõi thực hiện. Khi một đề tài được chấp thuận hoặc một bài báo được xác minh, hệ thống hỗ trợ đối chiếu với chỉ tiêu đã giao. Kết quả: thấy kế hoạch nào đã hoàn thành, đang thực hiện, chưa đạt, cùng nguyên nhân và đơn vị phụ trách.

04. Tiếp nhận trực tuyến đăng ký, đề xuất nhiệm vụ KHCN

Giảng viên đăng nhập, chọn đợt đăng ký, kê khai tên đề tài, lý do nghiên cứu, mục tiêu, dự kiến sản phẩm, thành viên, thời gian, kinh phí và đính kèm hồ sơ theo hướng dẫn. Có thể lưu bản nháp để điền dần; trước khi nộp hệ thống chỉ rõ còn thiếu mục nào. Sau khi gửi, giảng viên nhận mã hồ sơ, theo dõi trạng thái và bổ sung đúng phần được yêu cầu. Kết quả: tiếp nhận thuận tiện, có bằng chứng thời điểm nộp, giảm giấy tờ và tránh thất lạc.

05. Quản lý toàn bộ quá trình thực hiện đề tài, nhiệm vụ

Đây là không gian chính của một đề tài: từ khi xét duyệt danh mục, hoàn thiện thuyết minh, ký hợp đồng, triển khai, kiểm tra đến nghiệm thu và lưu trữ. Hồ sơ hiển thị chủ nhiệm, đơn vị chủ trì, các thành viên, mục tiêu, sản phẩm phải bàn giao, kinh phí, các quyết định và tình trạng hiện tại. Đề tài cấp Học viện được thiết kế chi tiết nhất; cấp Bộ, cấp tỉnh, hợp tác và nhiệm vụ đột xuất có thể sử dụng bộ dữ liệu chung nhưng quy trình riêng phù hợp cấp quản lý. Kết quả: một đề tài có một hồ sơ xuyên suốt, không phải tạo lại hồ sơ ở từng giai đoạn.

06. Quản lý hội đồng đánh giá và chuyên gia

Phòng KHCN lập danh sách hội đồng xét chọn, phản biện, đánh giá, nghiệm thu; phân công chủ tịch, thư ký, thành viên; gửi giấy mời và tài liệu đúng phạm vi được phép. Thành viên khai báo khả năng xung đột lợi ích, đọc tài liệu, nộp nhận xét và chấm điểm theo biểu mẫu được Học viện phê duyệt. Thư ký tổng hợp phiếu, chuẩn bị biên bản, cập nhật kết luận và kết quả xử lý sau họp. Kết quả: tổ chức họp ít thao tác thủ công và lưu lại được bằng chứng đánh giá; quyết định cuối cùng vẫn thuộc người có thẩm quyền.

07. Quản lý tiến độ, báo cáo và kiểm tra đề tài

Chủ nhiệm lập kế hoạch theo từng giai đoạn (ví dụ: xây dựng phương pháp, chuẩn bị mẫu, thu thập số liệu, xử lý kết quả, viết báo cáo). Mỗi giai đoạn có thời hạn, thành viên phụ trách, khối lượng dự kiến và sản phẩm minh chứng. Khi hoàn thành, người thực hiện cập nhật kết quả và tải tài liệu; Phòng KHCN xác nhận, yêu cầu làm rõ hoặc đề xuất kiểm tra. Màn hình Tiến độ đề tài kế thừa thiết kế tốt của bản mẫu Research Hub, gồm trục thời gian, thanh tiến độ, trạng thái và lịch mốc sắp đến hạn; mở rộng thêm phần trăm tự báo cáo, phần trăm đã xác nhận và tình trạng có minh chứng. Kết quả: biết chính xác đề tài nào đang chạy đúng tiến độ, đề tài nào cần hỗ trợ.

08. Quản lý kinh phí theo nhiệm vụ

Giảng viên lập dự toán theo nội dung nghiên cứu; Phòng KHCN và đơn vị tài chính thẩm định theo quy định. Khi triển khai, hồ sơ thể hiện kinh phí được duyệt, đề nghị tạm ứng, phần đã giải ngân, khoản đang đối soát và phần còn lại. Phòng Tài chính là đầu mối xác nhận số thực chi và quyết toán; phần mềm KHCN không tự thay thế nghiệp vụ kế toán. Kết quả: Phòng KHCN biết từng nhiệm vụ sử dụng kinh phí đến đâu và kịp thời nhận diện vướng mắc.

09. Quản lý bài báo và công bố khoa học

Giảng viên kê khai bài báo, đồng tác giả, đơn vị, tên tạp chí, ngày xuất bản, DOI, ISSN, cơ sở dữ liệu chỉ mục (nếu có), thông tin xếp hạng theo thời điểm và văn bản minh chứng. Phòng KHCN xác minh trước khi đưa vào báo cáo. Một bài báo có nhiều tác giả không bị đếm thành nhiều bài toàn Học viện; bài báo độc lập không xuất phát từ đề tài được giao vẫn được lưu. Kết quả: số liệu công bố theo cá nhân, khoa, bộ môn và toàn Học viện thống nhất hơn.

10. Quản lý sở hữu trí tuệ

Khi kết quả nghiên cứu có khả năng bảo hộ, chủ nhiệm đề xuất ghi nhận sáng chế, giải pháp hữu ích, quyền tác giả phần mềm, quy trình hoặc đối tượng phù hợp khác. Hồ sơ theo dõi tác giả, đơn vị, cơ sở hình thành kết quả, tình trạng chuẩn bị đơn, ngày nộp, thông báo thẩm định, văn bằng được cấp và thời hạn duy trì nếu có. Nội dung cần giữ bí mật được phân quyền riêng. Kết quả: hạn chế bỏ sót cơ hội bảo hộ và theo dõi được giá trị kết quả nghiên cứu sau nghiệm thu.

11. Quản lý hợp tác nghiên cứu và chuyển giao công nghệ

Phòng KHCN ghi nhận đối tác, nội dung hợp tác, văn bản ghi nhớ, dự án cùng thực hiện, hợp đồng chuyển giao, sản phẩm, giá trị hợp đồng và kết quả ứng dụng. Người quản lý có thể mở hồ sơ đối tác để xem các hoạt động liên quan theo năm, hoặc mở từ một đề tài để xem đã chuyển giao cho ai. Các nội dung có giá trị pháp lý và tài chính cần được xác nhận bởi đơn vị có thẩm quyền. Kết quả: hoạt động hợp tác được theo dõi liên tục, không dừng ở ký văn bản.

12. Báo cáo tổng hợp và thống kê hoạt động KHCN

Phòng KHCN chọn khoảng thời gian, đơn vị, lĩnh vực, cấp nhiệm vụ và loại kết quả để xuất thống kê. Báo cáo có thể trình bày số đề tài đăng ký, đang thực hiện, quá hạn, nghiệm thu, kinh phí, bài báo, sách, sở hữu trí tuệ và chuyển giao; so sánh kế hoạch với kết quả. Các mẫu biểu theo Bộ Y tế, Bộ GD&ĐT và kiểm định chỉ triển khai khi được cung cấp mẫu, quy tắc lấy số liệu và thẩm quyền xác nhận. Kết quả: tổng hợp nhanh, có thể truy ngược từng con số đến hồ sơ nguồn.

13. Màn hình theo dõi dành cho Ban Giám đốc

Ngay khi đăng nhập, lãnh đạo nhìn thấy tình hình toàn Học viện và các vấn đề đang cần quyết định: đề tài gần hết hạn, hồ sơ chờ phê duyệt, đơn vị chưa đạt chỉ tiêu, kết quả công bố, kinh phí và các mốc hội đồng. Mỗi biểu đồ, chỉ tiêu có thể nhấn để mở danh sách đề tài hoặc hồ sơ chi tiết; không dùng số liệu minh họa làm dữ liệu thực tế. Kết quả: thuận tiện chỉ đạo, không phải yêu cầu Phòng KHCN lập báo cáo riêng cho mỗi cuộc họp.

14. Quản lý hội nghị, hội thảo khoa học

Đơn vị đề xuất tổ chức hội nghị/hội thảo, kê khai mục tiêu, chương trình, diễn giả, khách mời, dự toán kinh phí, địa điểm và tài liệu. Phòng KHCN tiếp nhận, xin ý kiến phê duyệt, quản lý danh sách bài tham luận, giấy mời, biên bản và báo cáo sau sự kiện. Kết quả: mỗi hoạt động khoa học có đầy đủ kế hoạch, hồ sơ thực hiện, sản phẩm và đánh giá kết quả.

15. Quản lý hồ sơ hội đồng đạo đức nghiên cứu

Hệ thống hỗ trợ tiếp nhận đề nghị xem xét đạo đức nghiên cứu đối với hoạt động có người tham gia và nghiên cứu động vật thực nghiệm trong phạm vi Học viện quản lý. Chủ nhiệm nộp đề cương và tài liệu bắt buộc, thư ký hội đồng kiểm tra điều kiện tiếp nhận, phân công phản biện, quản lý các lần yêu cầu sửa, biên bản họp, kết luận và theo dõi sửa đổi trong quá trình nghiên cứu. Quy trình trên người và động vật phải được xác định độc lập theo quy định áp dụng, không tự dùng chung một mẫu quyết định. Kết quả: hồ sơ có đầy đủ dấu vết xử lý; không lưu tràn lan bệnh án hoặc dữ liệu sức khỏe gốc trong hệ thống quản trị KHCN.

16. Quản lý biên soạn giáo trình, sách và tài liệu giảng dạy

Giảng viên hoặc đơn vị đề xuất biên soạn sách, giáo trình, tài liệu; khai báo tên tài liệu, tác giả, chương trình sử dụng, tiến độ viết và bản thảo. Hệ thống theo dõi thẩm định, phản biện, chỉnh sửa, nghiệm thu, xuất bản và đưa vào sử dụng theo quy định của Học viện. Tài liệu xuất bản được liên kết với hồ sơ tác giả và danh mục sản phẩm KHCN nếu thuộc tiêu chí ghi nhận. Kết quả: theo dõi từ đăng ký biên soạn đến tài liệu được nghiệm thu, không thất lạc các phiên bản.

17. Quản lý hoạt động Hội đồng Khoa học và Đào tạo

Thư ký quản lý kế hoạch họp, nội dung trình, dự thảo văn bản, tài liệu cho từng thành viên, danh sách tham dự, biên bản và kết luận. Có thể liên kết hồ sơ đề tài hoặc kế hoạch nghiên cứu cần xin ý kiến hội đồng. Các quyền biểu quyết và nguyên tắc họp căn cứ quy định riêng của hội đồng. Kết quả: công việc chuẩn bị và theo dõi kết luận cuộc họp thuận tiện, rõ người phải thực hiện.

18. Quản lý hồ sơ Hội đồng giáo sư cơ sở

Ứng viên và bộ phận phụ trách đăng tải các hồ sơ theo bộ biểu mẫu từng kỳ xét; liệt kê công trình, nhiệm vụ khoa học, hoạt động hướng dẫn và minh chứng. Hội đồng kiểm tra tính đầy đủ, phân công thẩm định và quản lý các vòng xử lý theo quy định riêng. Không coi việc chấm điểm sơ bộ của phần mềm là kết luận công nhận chức danh. Kết quả: hồ sơ có cấu trúc, dễ đối chiếu minh chứng, thuận tiện chuẩn bị kỳ xét.

19. Kho hồ sơ khoa học điện tử

Mỗi đề tài, cuộc họp, công bố hoặc hợp đồng có mục tài liệu riêng; người dùng được phép tải lên, xem phiên bản trước, ghi chú và tra cứu tài liệu. Hồ sơ có loại, ngày ban hành, người tải, phiên bản, đơn vị quản lý và mức độ được phép truy cập. Các hồ sơ hạn chế công bố hoặc có thông tin cá nhân nhạy cảm được quản lý riêng. Kết quả: truy lại được bản đã được duyệt và lịch sử bổ sung hồ sơ khi kiểm tra hoặc nghiệm thu.

20. Thông báo và nhắc việc

Hệ thống gửi thông báo khi mở đợt đăng ký, hồ sơ cần bổ sung, tài liệu đã được tiếp nhận, có lịch họp hội đồng, tới hạn báo cáo hoặc được giao việc mới. Người dùng xem thông báo trong trang cá nhân và có thể nhận qua email nếu Học viện cấu hình. Thông báo có nút mở thẳng hồ sơ hoặc công việc liên quan. Kết quả: giảm tình trạng bỏ sót và hạn chế việc nhắc riêng từng người.

21. Cổng sử dụng và quản trị phân quyền

Người dùng đăng nhập và nhìn thấy chức năng phù hợp với vai trò: giảng viên, chủ nhiệm, trưởng đơn vị, chuyên viên Phòng KHCN, thành viên hội đồng, Phòng Tài chính, lãnh đạo hay quản trị hệ thống. Mỗi hồ sơ chỉ được xem, sửa, gửi nhận xét hoặc phê duyệt bởi người có thẩm quyền; mọi thao tác quan trọng có lịch sử. Cổng giảng viên cho phép thực hiện các thủ tục KHCN từ xa; cổng Phòng KHCN tập trung xử lý; cổng lãnh đạo tập trung quyết định và theo dõi. Kết quả: một hệ thống thống nhất nhưng không phải ai cũng nhìn thấy mọi hồ sơ.

Liên quan hướng dẫn tốt nghiệp: nhu cầu theo dõi khóa luận, luận văn, luận án có thể bổ sung thành quy trình liên kết riêng với hệ thống đào tạo. Hoạt động nghiên cứu của sinh viên khoảng 10 đề tài/năm thuộc phạm vi KHCN không đồng nghĩa tự động đưa toàn bộ khóa luận tốt nghiệp vào cùng quy trình.

4. Các luồng nghiệp vụ chính cần số hóa

1. Lập và giao kế hoạch KHCN: khoa/bộ môn đề xuất nhu cầu → Phòng KHCN tổng hợp → lấy ý kiến, duyệt kế hoạch → giao chỉ tiêu → theo dõi. 2. Đăng ký và xét duyệt đề tài: mở đợt → giảng viên nộp → kiểm tra hồ sơ → xem xét danh mục → nộp thuyết minh → hội đồng đánh giá → thẩm định kinh phí → phê duyệt và ký hợp đồng. 3. Thực hiện và theo dõi tiến độ: lập kế hoạch chi tiết → phân công công việc → cập nhật kết quả → nộp báo cáo, minh chứng → Phòng KHCN xác nhận hoặc yêu cầu bổ sung → cảnh báo quá hạn. 4. Điều chỉnh nhiệm vụ: chủ nhiệm nêu lý do → đơn vị có trách nhiệm kiểm tra → người có thẩm quyền duyệt/không duyệt → lưu phiên bản kế hoạch mới; kế hoạch đã duyệt cũ không bị xóa. 5. Nghiệm thu và kết thúc: đăng ký nghiệm thu → kiểm tra điều kiện → cấp đơn vị (nếu áp dụng) → hội đồng cấp Học viện → hoàn thiện theo kết luận → quyết toán, thanh lý → lưu trữ, theo dõi sản phẩm sau nghiệm thu. 6. Công bố và kết quả KHCN: giảng viên khai báo → kiểm tra trùng và minh chứng → Phòng KHCN xác minh → liên kết tác giả, đơn vị, nhiệm vụ → thống kê. 7. Hội đồng chuyên biệt: tiếp nhận hồ sơ → kiểm tra tính đầy đủ → mời thành viên → kê khai xung đột lợi ích → đánh giá theo quy định riêng → lập kết luận → lưu trữ. 8. Hội thảo, giáo trình, hợp tác: đề xuất hoạt động → xin phê duyệt → tổ chức/thực hiện → báo cáo kết quả → lưu sản phẩm, minh chứng.

5. Luồng quan trọng nhất: đề tài KHCN cấp Học viện

Để Học viện dễ hình dung, giả sử giảng viên đăng ký nghiên cứu “Khảo sát đặc điểm chất lượng một số mẫu dược liệu phục vụ đào tạo và nghiên cứu”. Đây là tình huống minh họa, không phải đề tài thực tế.

Chặng 1 — Kêu gọi và đăng ký. Phòng KHCN tạo đợt đăng ký và hướng dẫn hồ sơ. Giảng viên bấm “Đăng ký đề tài”, điền thông tin và tải tệp. Trước khi gửi, hệ thống rà soát các mục bắt buộc. Sau khi gửi, hồ sơ chuyển sang “Chờ tiếp nhận”, giảng viên có mã theo dõi.

Chặng 2 — Kiểm tra và lựa chọn. Chuyên viên kiểm tra hồ sơ, có thể “Tiếp nhận”, “Yêu cầu bổ sung” kèm lý do, hoặc đề xuất không hợp lệ theo thẩm quyền. Nếu cần thuyết minh chi tiết, giảng viên nhận thông báo để hoàn thiện. Hội đồng được lập, được tiếp cận tài liệu và thực hiện đánh giá. Những vấn đề xung đột lợi ích phải được xem xét trước khi tham gia chấm.

Chặng 3 — Phê duyệt và giao nhiệm vụ. Kết quả đánh giá và dự toán được tổng hợp, trình người có thẩm quyền. Khi được phê duyệt, hệ thống ghi nhận hợp đồng, quyết định, danh sách thành viên, sản phẩm cam kết, thời hạn và lịch báo cáo. Chỉ gắn nhãn “Đã ký” khi đã có chứng cứ ký hợp lệ theo quy trình của Học viện.

Chặng 4 — Theo dõi nghiên cứu. Chủ nhiệm chia công việc thành các mốc, ví dụ: hoàn thiện phương pháp, thu thập mẫu, thử nghiệm, phân tích số liệu, báo cáo. Tại mỗi mốc hiển thị: người thực hiện, ngày phải hoàn thành, tỷ lệ công việc tự báo cáo, tài liệu đã nộp và phần kết quả Phòng KHCN đã xác nhận. Nếu đến hạn mà chưa xong, hệ thống báo màu cảnh báo và nêu lý do. Khi thay đổi tiến độ, phải có hồ sơ đề nghị và quyết định chấp thuận; không tự sửa lịch ban đầu.

Chặng 5 — Nghiệm thu. Khi đáp ứng điều kiện theo quy định, chủ nhiệm tạo hồ sơ xin nghiệm thu. Phòng KHCN kiểm tra sản phẩm và tài liệu, tổ chức các bước nghiệm thu cần thiết. Hội đồng nhận xét, kết luận; nếu phải hoàn thiện, hồ sơ quay lại cho giảng viên cùng danh sách nội dung cần sửa. Sau khi đáp ứng kết luận, hệ thống tiếp tục quyết toán, thanh lý và lưu hồ sơ.

Chặng 6 — Theo dõi kết quả sau nghiệm thu. Các bài báo, giáo trình, quy trình kỹ thuật, tài sản trí tuệ hoặc chuyển giao phát sinh có thể liên kết về đề tài. Kết quả có chứng minh mới được tính vào báo cáo chính thức.

Cách thể hiện tiến độ đề tài — giữ tinh thần màn hình mẫu

Một màn hình đề tài có 4 vùng rõ ràng:

• Đầu trang: Tên đề tài, chủ nhiệm, đơn vị, ngày bắt đầu/kết thúc, trạng thái hiện nay, người đang chờ xử lý, sản phẩm cam kết.
• Trục thời gian: Giai đoạn chuẩn bị → thực nghiệm → phân tích → báo cáo → nghiệm thu. Màu hiển thị từng mốc đã đạt, đang thực hiện, sắp đến hạn hay chậm.
• Bảng công việc: nội dung, người phụ trách, hạn kế hoạch, tình trạng thực tế, minh chứng, ý kiến xác nhận. Có chế độ dòng thời gian, bảng và lịch.
• Khung cập nhật: giảng viên báo cáo kết quả / đính kèm; Phòng KHCN xác nhận / yêu cầu bổ sung; lịch sử tất cả lần xử lý.

Đặc biệt: tỷ lệ kế hoạch (theo thời gian), tỷ lệ giảng viên tự kê khai và tỷ lệ được xác nhận được đặt cạnh nhau, có chú giải rõ ràng. Không tự tính kết quả hoàn thành là 100% chỉ vì giảng viên đánh dấu “xong”.

Chi tiết 14+ bước xử lý, các trường hợp trả hồ sơ, gia hạn, điều chỉnh, kết luận hội đồng và ví dụ minh họa có trong tài liệu 02_QUY_TRINH_DE_TAI_CAP_HOC_VIEN_V2 kèm bộ V2.

6. Đề xuất giao diện sử dụng

• Giảng viên: trang cá nhân “Việc cần làm hôm nay”, “Đề tài của tôi”, “Nộp đề xuất”, “Tiến độ”, “Báo cáo”, “Công bố của tôi”, “Lý lịch khoa học”.
• Phòng KHCN: “Hồ sơ chờ xử lý”, “Các đợt đăng ký”, “Danh sách nhiệm vụ”, “Hội đồng”, “Báo cáo tiến độ chờ xác nhận”, “Nghiệm thu”, “Thống kê”.
• Hội đồng: “Lịch họp”, “Hồ sơ được phân công”, “Nhận xét và chấm điểm”, “Kết luận”. Thành viên chỉ thấy hồ sơ mà họ được mời xem.
• Lãnh đạo: “Tổng quan toàn Học viện”, “Chỉ tiêu và kết quả”, “Các công việc cần phê duyệt”, “Danh sách cần chú ý”.
• Các đơn vị phối hợp: chỉ các nhiệm vụ và tài liệu được phân công.

Bộ giao diện mẫu tương tác sẽ kế thừa phong cách Research Hub Học viện gửi: bảng điều khiển nhiều thẻ, thanh điều hướng trái, bảng dữ liệu, biểu đồ và màn hình Tiến độ đề tài với trục thời gian dễ theo dõi. Có chế độ sáng/tối và thiết kế phù hợp máy tính, điện thoại.

7. Đề xuất thứ tự triển khai

Đợt 1 — Sử dụng được ngay cho nghiên cứu cấp Học viện: cơ sở dữ liệu đơn vị và giảng viên; cổng đăng ký; tiếp nhận, thẩm định; lập hội đồng; phê duyệt; hồ sơ nhiệm vụ; quản lý tiến độ; nghiệm thu; lưu tài liệu; thông báo; báo cáo ban đầu.

Đợt 2 — Hoàn thiện quản trị kết quả và liên thông: kế hoạch KHCN, kinh phí, công bố, sản phẩm, sở hữu trí tuệ, hợp tác/chuyển giao, báo cáo chi tiết theo mẫu, đồng bộ dữ liệu nhân sự/kế toán khi có điều kiện.

Đợt 3 — Các quy trình chuyên biệt: hội thảo, giáo trình, hội đồng KH&ĐT, hội đồng giáo sư, hội đồng đạo đức trên người và động vật, hoạt động đào tạo liên kết; chi tiết triển khai phụ thuộc quy trình, biểu mẫu và cơ quan phê duyệt hiện hành.

Hệ thống nên được thiết kế đủ nền tảng để phát triển toàn bộ 21 chức năng, nhưng phát hành theo các đợt có nghiệm thu. Giai đoạn đầu không cần triển khai công nghệ phức tạp chỉ để xử lý khoảng 50 đề tài mới mỗi năm.

8. Những gì Học viện cần xác nhận trước khi triển khai chính thức

1. Danh sách chức năng bắt buộc vận hành ở đợt đầu và thứ tự ưu tiên các nhóm sau. 2. Quy trình đang thực hiện cho đề tài cấp Học viện, các biến thể cấp trên và đề tài sinh viên. 3. Toàn bộ mẫu biểu và 2–3 bộ hồ sơ thực tế từ đăng ký đến nghiệm thu. 4. Quyền phê duyệt của từng vị trí; trình tự khi hồ sơ bị trả lại, dừng, gia hạn, điều chỉnh. 5. Cách tổ chức các hội đồng; bộ tiêu chí đánh giá, tính điểm, lưu biên bản và xung đột lợi ích. 6. Các báo cáo hiện có, cách xác định chỉ tiêu, nguyên tắc tính trùng/không trùng. 7. Nguồn dữ liệu hồ sơ giảng viên, hệ thống tài chính, chữ ký số, nhân sự và hạ tầng. 8. Quy tắc bảo mật dữ liệu nghiên cứu nhạy cảm, đối tượng nào được xem và lưu trong thời gian bao lâu. 9. Quy chế và biểu mẫu đang có hiệu lực. Dự thảo quy định nghiên cứu 2026 có thể dùng định hướng nhưng không phải căn cứ duy nhất để cấu hình các bước bắt buộc. 10. Ai được Học viện giao đại diện chính thức để thống nhất yêu cầu, kiểm thử bằng hồ sơ mẫu và xác nhận hoàn thành từng đợt.

9. Đề xuất bước tiếp theo

Tổ chức buổi làm việc theo một hồ sơ đề tài đã nghiệm thu: chủ nhiệm đề tài giải thích các bước và giấy tờ đã thực hiện; chuyên viên Phòng KHCN giải thích ai nhận, ai duyệt, ai lưu; nếu có nội dung kinh phí thì mời đầu mối tài chính. Đội thực hiện sử dụng prototype để mô phỏng trực tiếp quy trình, ghi rõ điểm nào sát, điểm nào khác thực tế. Sau buổi này cập nhật phiên bản yêu cầu, bảng phân quyền và các tiêu chí nghiệm thu.

Tài liệu này nhằm thống nhất tầm nhìn sản phẩm và nội dung cần xây dựng; không thay thế hợp đồng, quy chế chuyên môn hoặc hồ sơ nghiệm thu cuối cùng.

Phần đọc thêm cho người phụ trách kỹ thuật (không bắt buộc với Học viện): Xây dựng theo hướng một hệ thống ứng dụng thống nhất, cơ sở dữ liệu tập trung, quản lý quy trình có phiên bản, lưu dấu vết, phân quyền theo hồ sơ và đồng bộ với phần mềm hiện có. Một số nguyên tắc thiết kế theo dõi tiến độ/tác vụ và lập hồ sơ trực tuyến có thể tham khảo OpenProject; đây là tham khảo về cách tổ chức giao diện, không phải căn cứ pháp lý cho Học viện.